Sistem manajemen mutu menjadi salah satu hal yang cukup krusial untuk menjalankan sebuah bisnis. Menjalankan sebuah bisnis membutuhkan yang namanya sistem untuk dapat mengaturnya menjadi lebih terstruktur dan sesuai.
Ulasan berikut akan menjelaskan tentang beberapa fungsi, pengertian, contoh hingga pentingnya menggunakan sistem ini.
Pengertian sistem manajemen mutu
Pengertian dari sistem manajemen mutu adalah suatu sistem yang menjadi sekumpulan prosedur yang sudah terdokumentasi.
Sistem tersebut bertujuan untuk mempengaruhi pelanggan agar dapat mencoba sebuah produk baru yang dijadikan sebuah bisnis. Sehingga, pelanggan tersebut mau dan setia untuk terus menggunakan produk tersebut.
Jika seseorang sudah berhasil untuk menerapkan dengan baik sistem ini maka sebuah bisnis juga akan berjalan sesuai dengan keinginan. Pasalnya, semakin mudah seorang pelanggan mendapatkan produk yang ditawarkan melalui sistem yang sudah disediakan maka akan semakin mudah pula pelanggan untuk terus menggunakan produk tersebut.
Terdapat beberapa definisi menurut para ahli mengenai sistem manajemen mutu.
Pengertian sistem manajemen mutu menurut Gasprez
Pengertian menurut Gasperz adalah “Suatu sistem yang merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktik-praktik standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa).
Produk tersebut berpengaruh terhadap kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.” Itulah pengertian yang diberikan oleh Gasperz mengenai sistem satu ini untuk perkembangan sebuah bisnis.
Sehingga, produk yang ditawarkan memang sebuah produk yang dibutuhkan oleh pasar atau pelanggan. Pelanggan dapat menggunakan sistem ini untuk kemudahan dalam pelayanan yang mana pelanggan akan lebih mudah tertarik untuk mencoba dan membeli sebuah produk yang ditawarkan.
Dengan kata lain, pengertian dari SMM ini adalah mekanisme standar yang memang disusun untuk diterapkan dan disepakati oleh sebuah organisasi ketika bekerja.
Pengertian sistem manajemen mutu menurut ISO
Selain itu, terdapat pula sistem manajemen mutu ISO 9001. Sistem ini adalah sistem manajemen dengan menggunakan pendekatan terhadap pelanggan. Sehingga, akan menciptakan kepercayaan kepada pelanggan mengenai produk yang ditawarkan. Sedangkan menurut ISO, SMM sendiri juga memiliki makna yang berbeda.
Makna sistem manajemen mutu menurut ISO yaitu “Sistem penetapan kebijakan, sasaran, dan pencapaian sasaran secara langsung dan terkendali dalam sebuah organisasi yang berpengaruh terhadap mutu.” Sistem ini memiliki beberapa standar inti yang meliputi, adanya kebijakan mutu, perencanaan mutu, sasaran mutu, prosedur kerja, hingga rekaman mutu.
Selain itu terdapat pula jaminan bahwa standar dari manajemen mutu tersebut dapat dilaksanakan, dipantau, diperbaiki dan dievaluasi dengan sempurna. Lalu, juga terdapat jaminan bahwa akan terjadi peningkatan kualitas yang berkesinambungan baik dalam proses pelayanan dan proses produksinya.
Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Ada beberapa manfaat yang perlu dikaji mengenai SMM sendiri. Sistem ini memiliki beberapa keuntungan dalam penerapan yakni dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan dari pelanggan itu sendiri. Melalui jaminan mutu yang terorganisir tentu dapat meningkat kepercayaan dari pelanggan.
Meningkatkan citra yang baik dan daya saing perusahaan
Jika pelayanan yang diberikan baik, tentu akan membuat sebuah perusahaan menjadi lebih baik pula kedepannya. Selain itu dapat meningkatkan citra yang baik dan daya saing perusahaan akan terus maju. Perusahaan yang memiliki sertifikat ISO 9001 memiliki izin untuk membuat iklan yang bisa disebarkan pada media massa bahwa sistem tersebut sudah diakui secara internasional.
Hal ini tentu menjadi poin plus untuk meningkatkan sebuah perusahaan dan memiliki daya saing yang cukup kompetitif dalam dunia bisnis. Selain itu, dapat menghemat biaya dan mengurangi audit itu sendiri. Dengan sistem manajemen mutu yang mendapatkan sertifikat ISO 9001 dapat dikerjakan secara periodik. Sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit dari SMM.
Meningkatkan mutu dan produktivitas sebuah perusahaan
Manfaat lainnya yaitu dapat meningkatkan mutu dan produktivitas sebuah perusahaan. Jika dijalani melalui kerjasama dan komunikasi yang baik tentu sistem pengendalian tersebut akan berdampak pada meningkatnya mutu sebuah perusahaan. Penerapan sistem manajemen tersebut pada perusahaan bisa meningkatkan produktivitas dan motivasi para karyawan.
Dengan adanya SMM yang mendapatkan sertifikat ISO 9001 akan berdampak pada pengelolaan manajemen perusahaan dengan standar yang cukup tinggi, yakni standar internasional. Hal tersebut dihasilkan dari perusahaan yang memberikan dan mengatur pelatihan secara rutin untuk karyawan.
Sehingga karyawan hingga pihak manajer pun akan menciptakan keselarasan dan memberikan dampak positif kepada perusahaan. Perusahaan yang memiliki karya dan menerapkan sistem manajemen dengan baik akan memiliki kerjasama yang baik pula. Maka pengelolaan manajemen perusahaan dengan sistem ini dapat membuat sebuah perusahaan memiliki standar internasional.
Pengelolaan manajemen risiko
Menggunakan sistem manajemen mutu yang bersertifikat ISO juga memberikan manfaat pada pengelolaan manajemen risiko perusahaan itu sendiri. Dengan mengaplikasikan sistem tersebut tentu akan memudahkan sebuah perusahaan dalam mengelola, memonitor, hingga mengurangi terjadinya resiko dalam berbisnis.
Risiko tersebut bisa terjadi karena tidak adanya kepastian dari hasil yang sudah diterapkan. Namun, hal ini tidak akan terjadi jika sudah menggunakan sistem ini karena akan membantu sebuah perusahaan untuk mengatur dan menentukan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab sistem manajemen tersebut berbeda dari yang sudah direncanakan.
Contoh dan Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Sebuah contoh sistem manajemen mutu yakni ketika menawarkan sebuah produk dan pelanggan tersebut menjadi tertarik dengan produk yang ditawarkan, maka sistem yang dilakukan sudah berjalan dengan baik. Namun, jika tidak maka, perlu ada yang diperbaiki dari sebuah sistem manajemen tersebut.
Sedangkan untuk contoh dokumen sistem manajemen mutu yakni terdapat beberapa dokumen wajib. Dokumen wajib tersebut terdiri atas:
- Ruang lingkup SMM (klausul 4.3),
- kebijakan mutu (klausul 5.2),
- sasaran mutu (klausul 6.2) dan
- kriteria untuk evaluasi dan pemilihan pemasok (klausul 8.4.1).
Contoh dokumen-dokumen wajib tersebut merupakan hal yang harus dipenuhi jika ingin menerapkan sebuah sistem manajemen mutu. Karena dokumen tersebut yang menjadi kriteria dan dapat menjadikan sebuah bisnis akan lebih maju dan berkembang dengan baik tentunya dalam daya saingnya.
Dokumen dari SMM juga memiliki beberapa level yang perlu diketahui:
Yang pertama yaitu, manual mutu atau yang disebut dengan dokumen level 1. Dokumen ini menggambarkan kegiatan bisnis perusahaan secara umum dalam setiap penerapannya. Dan harus benar-benar memastikan bahwa memenuhi persyaratan sistem tersebut.
Level 2 atau yang disebut dengan prosedur, pada sistem ini menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan pada proses penawaran yang terkait dengan SMM.
Level 3 atau yang disebut dengan instruksi kerja atau standar operasional, sistem ini memiliki fungsi memberikan petunjuk pada pengoperasian.
Sehingga, proses kerja dari setiap orang dapat diketahui atau sebuah unit yang terlibat dalam mempengaruhi kegiatannya pada sistem manajemen di sebuah perusahaan. Instruksi kerja ini dibuat agar menghindari kesalahan dalam suatu pekerjaan pada masing-masing karyawan.
Yang terakhir adalah dokumen level 4 yaitu rekaman. Rekaman sendiri adalah bukti kerja yang menjadi bagian dari dokumen mutu yang berisikan formulir-formulir isian, seperti check sheet, daftar dan lain sebagainya. Dokumen ini yang mana harus diatur dan dikendalikan secara terperinci.
Untuk membangun sebuah bisnis memang diperlukan sistem yang mendukung agar bisnis tersebut bisa berkembang dan berjalan sesuai dengan rencana. Menerapkan sistem yang biasa disebut dengan SMM juga memberikan akses atau pelatihan tersendiri terhadap beberapa karyawan mengenai pentingnya penerapan sistem untuk sebuah bisnis.
Sekian penjelasan yang dapat saya bagikan kali ini, semoga ilmunya dapat bermanfaat dan berguna bagi kehidupan kita semua, Aaminn.
Terimakasih telah berkunjung dan membaca artikel ini, sampaikan pendapat atau saran anda di kolom komentar ya.