Job Deskripsi dan Pengalaman Kerja Bagian Purchasing

Petugas bagian Purchasing bertugas membeli produk bahan baku atau jasa untuk keperluan perusahaan.  Mereka juga membeli bahan baku untuk sarana produksi.  Ini melibatkan tugas-tugas seperti mengevaluasi kualitas produk, meneliti vendor yang berbeda, dan menegosiasikan kontrak. 

Industri yang paling banyak mempekerjakan petugas Purchasing adalah manufaktur, perdagangan grosir, perdagangan eceran, dan pemerintah.  Petugas Purchasing biasanya bekerja di lingkungan kantor, tetapi juga melakukan perjalanan berkala ke lokasi pemasok dan bertemu dengan vendor jika diperlukan.  Keberhasilan dalam posisi ini membutuhkan keterampilan organisasi dan komunikasi yang kuat.

Tugas logistik yang lebih kompleks ditangani oleh manajer Purchasing, yang menentukan tugas mana yang harus diselesaikan oleh petugas Purchasing.  Petugas Purchasing yang unggul dalam pekerjaannya dipromosikan menjadi Senior Purchasing sebelum mencapai posisi manajer Purchasing. 

Tugas Tanggung dan Jawab Bagian Purchasing

Pembelian bahan baku dan jasa lebih kompleks daripada kedengarannya. Ternyata ada lusinan tugas dan tanggung jawab terpenting dari petugas Purchasing :

Evaluasi Pemasok

Petugas pembelian mengevaluasi pemasok sebelum membuat keputusan pembelian.  Ini melibatkan perjalanan ke lokasi pemasok dan memeriksa produk mereka, serta mewawancarai pembuat keputusan di tim pemasok untuk mempelajari mengapa produk mereka adalah pilihan terbaik.  Petugas pembelian juga membandingkan pemasok menggunakan analisis biaya-manfaat.

Bernegosiasi dengan Pemasok

Petugas pembelian bertindak atas nama majikan mereka dalam proses negosiasi.  Mereka harus mengetahui anggaran majikan mereka secara menyeluruh untuk bernegosiasi.  Mereka juga harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan pemberi kerja mereka dan bagaimana pemasok yang bersangkutan memenuhi kebutuhan tersebut.

Membuat Perjanjian Logistik dengan Pemasok

Merupakan tanggung jawab petugas pembelian untuk mengerjakan detail logistik dengan pemasok setelah pembelian dilakukan.  Ini melibatkan pengaturan jumlah pengiriman dan kerangka waktu pengiriman.

Memelihara dan Memeriksa Catatan Pembelian, Pengiriman, dan Penerimaan

Petugas bagian pembelian harus menyimpan catatan teliti setiap pembelian, serta kapan setiap pesanan dikirim, dan kapan pesanan diterima.  Mereka juga harus memantau inventaris gudang untuk memesan ulang barang sebelum habis.

Menghadiri Pameran Dagang Dan Industri

Membangun jaringan dan tetap mengikuti tren industri adalah bagian penting dari menjadi petugas pembelian yang baik.  Pameran perdagangan industri memberikan kesempatan untuk mempelajari dan membangun hubungan dengan pemasok potensial.

Keterampilan Yang Diperlukan Bagian Purchasing

Untuk menjadi petugas pembelian yang baik, seseorang harus memiliki seperangkat keterampilan teknis dan lunak tertentu. 

Di sisi teknis, petugas pembelian harus memahami prinsip-prinsip dasar logistik serta memiliki keahlian pokok dalam industri khusus mereka untuk membuat keputusan pembelian yang baik. 

Sukses dalam posisi ini membutuhkan orang-orang yang bersedia melakukan pekerjaan rumahnya.  Mereka harus mampu menganalisis pemasok berdasarkan harga, kecepatan pengiriman, reputasi, dan berbagai faktor lainnya. 

Banyak penelitian terjadi sebelum proses negosiasi.  Akhirnya, petugas pembelian harus menjadi komunikator yang baik.  Negosiasi yang berhasil sering kali bergantung pada kepercayaan dan kesukaan. 

Selain ciri-ciri tersebut, keterampilan berikut diperlukan untuk mendapatkan pekerjaan sebagai petugas bagian Purchasing:

  1. Melakukan analisis komparatif pemasok potensial
  2. Membangun hubungan dengan pemasok potensial dan profesional industri lainnya di pameran dagang
  3. Menganalisis laporan keuangan dan anggaran untuk menentukan anggaran negosiasi
  4. Menegosiasikan detail keuangan dan logistik dengan pemasok
  5. Menggunakan keterampilan organisasi untuk menjaga catatan pembelian, pengiriman, dan penerimaan yang cermat.
  6. Menggunakan Perangkat lunak spreadsheet seperti Microsoft excel  untuk menyusun dan menganalisis laporan keuangan dan membandingkan harga pemasok.
  7. Menggunakan Perangkat lunak manajemen inventaris untuk memesan ulang produk atau persediaan yang hampir habis

Pendidikan dan Pelatihan Petugas Purchasing

Petugas Purchasing biasanya memiliki gelar sarjana di bidang keuangan, bisnis, logistik, atau manajemen persediaan.  Kursus dapat mencakup prinsip-prinsip logistik, komunikasi organisasi, dan ekonomi dasar.  Sebagian besar pengetahuan teknis dipelajari melalui pelatihan di tempat kerja.

Bagian Purchasing  bertanggung jawab untuk membeli bahan mentah, produk, dan persediaan untuk organisasi di bawah pengawasan langsung manajer pembelian atau pembeli. 

Tanggung jawab bervariasi berdasarkan ukuran dan jenis produk yang digunakan atau dihasilkan organisasi.  Juga disebut sebagai agen pembelian atau analis, para profesional ini bekerja untuk memastikan kualitas tertinggi dan harga terbaik untuk bahan yang mereka beli.

Pendidikan dan Keterampilan

Sebagian besar perusahaan memerlukan ijazah sekolah menengah untuk bagian Purchasing.  Keterampilan komputer yang baik diperlukan karena sebagian besar pekerjaan dilakukan dengan menggunakan spreadsheet, akuntansi, dan perangkat lunak pembelian. 

Keterampilan negosiasi dan matematika yang baik juga penting karena juru tulis pembelian sering menegosiasikan harga dengan vendor dan pemasok.  Gelar sarjana dalam bisnis atau akuntansi dapat meningkatkan prospek pekerjaan.  Sebagian besar pegawai pembelian dilatih sambil bekerja.

Negosiasi Kontrak

Perusahaan sering memilih dan menggunakan vendor khusus untuk layanan, bahan, dan persediaan.  Bagian Purchasing  menemukan, bernegosiasi dan memilih perusahaan untuk menyediakan barang yang mereka butuhkan. 

Mereka membandingkan vendor dan kontraktor, dan menegosiasikan harga berdasarkan jumlah produk, material, atau layanan yang diperlukan untuk organisasi.  Bagian Purchasing  terus mencari cara untuk mengurangi biaya keseluruhan untuk organisasi dengan menyelidiki pemasok dan kontraktor baru secara teratur.

Pembelian dan Persediaan

Bagian Purchasing  menerima pesanan dari departemen dalam perusahaan.  Mereka memproses pesanan tersebut dan menjadwalkan pengiriman untuk persediaan, bahan, peralatan, dan layanan. 

Mereka memastikan inventaris perusahaan dipertahankan sesuai dengan kebijakan perusahaan.  Bagian Purchasing  juga menyimpan catatan dan membuat laporan mengenai biaya persediaan.

Otomasi dan outsourcing keduanya menurunkan permintaan untuk pegawai Purchasing.  Teknologi yang lebih baru memungkinkan tugas pembelian umum dilakukan tanpa membutuhkan banyak karyawan. 

Pengalihdayaan memungkinkan perusahaan untuk menyewa juru tulis pembelian yang bekerja di kantor terpusat dan membeli produk untuk kantor perusahaan lainnya, daripada meminta agen pembelian yang bekerja di setiap lokasi.

Petugas Purchasing harus melaksanakan semua tugas yang dialokasikan oleh Manajer Purchasing, yang mungkin termasuk melakukan penelitian terhadap vendor dan pemasok potensial, memeriksa barang, dan memperbarui catatan.  Juga harus bisa menegosiasikan harga dan biaya transportasi.

Agar berhasil sebagai Petugas Purchasing, harus mampu melakukan banyak tugas dan mengevaluasi produk dan vendor.  Petugas Purchasing yang Luar Biasa harus menjadi negosiator yang lancar dengan perhatian yang cermat terhadap detail.

Tanggung Jawab Petugas Purchasing

  1. Melakukan penelitian produk dan mencari pemasok dan vendor baru.
  2. Mencari bahan, barang, produk, dan layanan serta menegosiasikan kontrak dan kesepakatan terbaik atau paling hemat biaya.
  3. Melakukan inspeksi inventaris dan menata ulang persediaan dan stok sesuai kebutuhan.
  4. Melakukan riset pasar untuk mengikuti tren dan peluang bisnis yang muncul.
  5. Memeriksa stok dan segera melaporkan barang yang rusak atau inkonsistensi.
  6. Memperbarui dan memelihara catatan semua pesanan, pembayaran, dan stok yang diterima.
  7. Berkoordinasi dengan tim pengiriman dan menindaklanjuti keterlambatan atau pesanan yang telah dijadwalkan ulang.
  8. Menghadiri peluncuran produk dan membangun jaringan dengan para profesional industri.
  9. Menjalin hubungan profesional dengan klien serta vendor dan pemasok.
  10. Memastikan semua stok dikemas dengan tepat dan dikirim ke lokasi yang benar pada waktu yang tepat.

Persyaratan Karyawan Bagian Purchasing

  1. Gelar Sarjana Bisnis, Logistik, atau bidang terkait mungkin diperlukan.
  2. Pengalaman sebelumnya di posisi serupa.
  3. Kemahiran dalam program perangkat lunak manajemen yang relevan.
  4. Keterampilan komunikasi dan negosiasi tertulis dan verbal yang luar biasa.
  5. Keterampilan organisasi dan perencanaan yang hebat.
  6. Kemampuan untuk mengidentifikasi tren pasar dan membuat keputusan dalam lingkungan dengan stres tinggi.
  7. Kemampuan untuk mengikuti spesifikasi klien.
  8. Keterampilan jaringan dan manajemen waktu yang sangat baik.

Sekian penjelasan tentang pengalaman kerja yang dapat saya bagikan kali ini, semoga ilmunya dapat bermanfaat dan berguna bagi kehidupan kita semua, Aaminn.

Terimakasih telah berkunjung dan membaca artikel ini, sampaikan pendapat atau saran anda di kolom komentar ya.

Lebih bermanfaat jika dibagikan ke

Leave a Comment