ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, Pengertian serta Kegunaannya

ISO 9001 – Dalam menjalankan sebuah bisnis, pastinya setiap perusahaan memiliki produk ataupun jasa yang ditawarkan untuk menghasilkan pundi pundi rupiah. Agar kinerja perusahaan bisa dipercaya oleh khalayak ramai, tidak sedikit mereka mendaftarkan sistem manajemen mutu di lembaga bernama ISO.

Lalu apakah sebenarnya pengertian serta kegunaannya? Simak ulasannya.

Pengertian ISO dan ISO 9001 yang Harus Anda Ketahui

Perlu anda ketahui,  apabila kepanjangan dari ISO ialah International Organization for Standardization atau Internasional untuk Standardisasi.

Bisa dibilang, bahwa ISO adalah sebuah badan penetap standar internasional yang mana didalamnya terdiri dari berbagai wakil dari badan standardisasi nasional setiap negara di seluruh penjuru dunia.

Awalnya lembaga ini dikenal dengan istilah IOS, namun mengalami perubahan nama karena dalam bahasa Yunani ISO atau isos memiliki arti yakni sama (equal).

Biasanya, penggunaan nama tersebut dapat dilihat pada kata isometrik atau isonomi. Tak ayal jika tidak sedikit orang yang merasa tidak asing dengan istilah tersebut.

Sementara ISO 9001 adalah standar internasional yang berada dalam bidang sistem manajemen mutu. Bila terdapat suatu perusahaan tertentu mendapatkan akreditasi ISO 9001, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal manajemen penjaminan mutu produk atau jasa yang dihasilkan.

Biasanya, sistem manajemen mutu ini mengacu pada apa yang suatu organisasi atau lembaga lakukan guna mengelola proses ataupun aktivitas hariannya. Sehingga barang atau layanan yang akan dijajakan nantinya telah memenuhi tujuan yang ditetapkan bersama sebelumnya.

Dimana produk tersebut telah sesuai dengan peraturan, memenuhi persyaratan kualitas pelanggan, serta tujuan lingkungan.

Menjadi salah satu seri ISO 9000, jenis satu ini lebih berkaitan dengan standar Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang mengatur tentang berbagai persyaratan dan rekomendasi guna desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.

Kini terdapat versi kelima bernama 2015, yang disinyalir sebagai standar internasional terbaik guna mengelola sistem manajemen mutu.

Tak ayal bisa versi kelima ini paling banyak diadopsi oleh berbagai organisasi atau perusahaan. Sistem manajemen ini pun lebih mengacu pada aktivitas yang dilakukan oleh suatu perusahaan tatkala mengelola proses operasionalnya. Dengan begitu, produk atau jasa yang dihasilkan bisa memenuhi tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

ISO 9001:2015 adalah bagian dasar dari seluruh standar sistem manajemen yang ada. Maka dari itu, di dalam sistemnya telah dijelaskan secara spesifik dalam berbagai bab yang dirancang sesuai dengan struktur dalam Annex SL yakni “High Level Structure” (HSL).

Dimana di dalam sistem manajemen mutu versi kelima ini terdiri dari 10 bab.

Diantaranya ruang lingkup, referensi normatif, terminologi dan definisi, konteks organisasi, kepemimpinan, perencanaan sistem manajemen mutu, pendukung, operasional, evaluasi kinerja, dan peningkatan. Berbagai bab inilah yang mengatur mengenai sistem manajemen mutu dalam organisasi atau lembaga tertentu, agar bisa dipercayai oleh kliennya.

Kegunaan Sertifikasi ISO 9001 di Bidang Bisnis

Penggunaan ISO 9001 ini biasanya diterapkan guna meningkatkan citra perusahaan, kinerja lingkungan perusahaan, serta efisiensi kegiatan. Untuk itu, tak ayal  jika keberadaan sertifikasi SMM ini sangatlah penting bagi keberlangsungan suatu perusahaan menghadapi dunia industri secara internasional.

Bahkan sertifikasi ini pun mampu mengurangi risiko usaha dan meningkatkan daya saing. Tak hanya itu saja, sertifikasi ini pula mampu memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan.

Berkat adanya sertifikasi ISO, suatu perusahaan juga bisa dimanfaatkan guna meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan.

Persyaratan Standar Sertifikasi ISO 9001 2015

Sebagaimana yang telah dijelaskan, jika sertifikasi Sistem Manajemen Mutu versi 2015 terfokus terhadap proses dan konsumen. Untuk bisa mendapatkan sertifikasi ini, anda diharuskan untuk memenuhi beberapa persyaratan.

Dimana bila anda memahami berbagai persyaratan standarnya, tentunya akan mempermudah dalam memanajemen perusahaan. Tak hanya itu saja, dengan memenuhi persyaratan juga bisa mencapai kepuasan para pelanggan. Persyaratan yang dimaksud tersebut meliputi dokumen wajib dan dokumen tidak wajib.

Untuk dokumen wajib ISO 9001 terdiri dari:

  1. ruang lingkup SMM (klausul 4.3),
  2. kebijakan mutu (klausul 5.2),
  3. sasaran mutu (klausul 6.2),
  4. serta kriteria untuk evaluasi, dan
  5. pemilihan pemasok (klausul 8.4.1).

Selain dokumen wajib, sebuah perusahaan pula harus memenuhi rekaman wajib yang terdiri dari berbagai macam berdasarkan dalam klausul yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara dokumen tidak wajib terdiri dari berbagai prosedur.

Bila anda berminat untuk mendapatkan file dari persyaratan ini, cobalah untuk mengakses kanal resmi dari Forum ISO Center Indonesia.

Prinsip Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan ISO 9001 2015

Sebuah sertifikasi dari sistem manajemen mutu berkualitas internasional bisa terwujud karena berlandaskan beberapa prinsip utama. Lazimnya, prinsip ini digunakan oleh seorang manajemen senior guna meningkatkan kinerja di perusahaan.

Beberapa prinsip ini juga diterapkan berdasarkan pengalaman serta pengetahuan dari para ahli internasional.

Dimana para ahli internasional tersebut telah ikut berpartisipasi dalam komite teknik ISO/TC 176. Komite tersebut pula memiliki tanggung jawab guna mengembangkan standar Sertifikasi ISO versi 2015.

Customer focus atau fokus pelanggan

Prinsip pertama yakni customer focus atau fokus pelanggan yang merupakan prioritas utama dari sistem manajemen mutu.

Bentuk aplikasinya ialah dengan memberikan semua kebutuhan yang melebihi harapan pelanggan dengan tujuan mencapai kepuasan dari pelanggan. Dengan begitu keberlangsungan hidup perusahaan akan lebih terjamin dalam jangka waktu yang lama.

Leadership atau kepemimpinan

Prinsip kedua yaitu leadership atau kepemimpinan, yang ditujukan untuk semua pemimpin dalam setiap perusahaan.

Perlu anda ketahui, jika pemimpin dalam setiap perusahaan berperan sebagai seorang pelatih yang memiliki target sesuai dengan tujuan perusahaan. Terkadang tujuan tersebut dapat dilaksanakan melalui berbagai cara, misalnya saja pemberdayaan karyawan, pembuat keputusan berdasarkan data dan fakta, serta membuat sistem standar manajemen perusahaan.

Engagement of people atau keterlibatan seseorang

Prinsip ISO 9001 yang ketiga yakni engagement of people atau keterlibatan seseorang.

Maksudnya, menciptakan dan memberikan nilai yang lebih kepada para pelanggan akan terasa lebih mudah, jika didukung oleh individu atau personal yang kompeten, mampu diberdayakan dan terlibat dalam semua tingkatan di perusahaan.

Process approach atau pendekatan departemen

Keempat, process approach atau pendekatan departemen, yang terjadi secara murni di perusahaan guna menentukan sistem manajemen mutu. Umumnya, pendekatan departemen ini seringkali terjadi pada setiap karyawan di perusahaan tertentu. Maka dari itu, tak heran jika prinsip satu ini dimanfaatkan guna menentukan sistem manajemen mutu.

Improvement atau peningkatan secara berkala

Kelima, improvement atau peningkatan secara berkala biasanya dilakukan oleh suatu perusahaan agar bisa bertahan dalam persaingan di dunia industri. Aplikasi yang pada umumnya diterapkan pada prinsip ini ialah dengan selalu melakukan perubahan melalui peningkatan berkelanjutan, baik internal maupun eksternal yang disesuaikan dengan iklim terkini.

Evidence based decision making atau membuat keputusan berdasarkan data dan fakta

Keenam, evidence based decision making atau membuat keputusan berdasarkan data dan fakta.

Lazimnya, prinsip satu ini diaplikasikan dengan cara menetapkan setiap kesimpulan dari sebuah permasalahan yang timbul berdasarkan analisis fakta dan data yang telah diperoleh usai menganalisanya. Dengan begitu, keputusan yang diambil tentu lebih produktif dan tepat sasaran.

Relationship management atau hubungan pemasok

Prinsip ISO 9001 yang ketujuh yakni relationship management atau hubungan pemasok yang saling menguntungkan.

Maksudnya ialah membina hubungan baik diantara berbagai pihak di perusahaan meliputi pemasok, karyawan, mitra bisnis, dan lainnya. Berkat hubungan yang baik inilah, mampu mempertahankan perusahaan dengan kesuksesannya dan mampu bersaing.

Sekian penjelasan yang dapat saya bagikan kali ini, semoga ilmunya dapat bermanfaat dan berguna bagi kehidupan kita semua, Aaminn.

Terimakasih telah berkunjung dan membaca artikel ini, sampaikan pendapat atau saran anda di kolom komentar ya.

Lebih bermanfaat jika dibagikan ke

Leave a Comment