Format Notulen Rapat dan Cara Membuatnya Serta 6 Fungsi Di Dalamnya

Format notulen rapat merupakan suatu catatan rinci yang mencakup keseluruhan inti atau simpulan dari hasil rapat. Sebenarnya, format notulensi ini tidak dibutuhkan setiap saat melainkan sesuai dengan namanya, format notulen hanya dibutuhkan ketika ada rapat saja.

Didalam form notulen rapat harus ditulis secara detail dan rinci hasil rapat dan hasil diskusi yang telah didapatkan. Mengenai seperti apa contoh format notulen untuk rapat dan cara penyusunannya, akan kami ulas dalam informasi di bawah ini!

Contoh Format Notulen Rapat

PT Angkasa Raya, Tbk

Jalan Raya Kuta, No 45, Kuta, Bali

Telp (0351) 8899998

Email : [email protected]

Notulen rapat :

Agenda rapat : pemberitahuan tentang pemutusan hubungan kerja karyawan akibat pandemi

Hari / tanggal : Rabu, 10 desember 2020

Waktu : 14.00 WITA

Tempat : ruang meeting kantor di lantai 2

Pemimpin rapat : Direktur utama PT Angkasa Raya,Tbk

Notulis : Rina Anggraini

Notulensi rapat :

PT Angkasa Raya, Tbk melakukan PHK kepada beberapa karyawan dikarenakan krisis ekonomi perusahaan akibat pandemi. PHK dilakukan dengan tujuan menstabilkan keuangan perusahaan dan kepada yang bersangkutan akan diberikan pesangon sesuai dengan posisi dan kontribusinya di perusahaan.

Pemimpin rapat                                                                                                          Notulis

Direktur utama PT Angkasa Raya,Tbk                                                                   Rina Anggraini

Sesuai dengan contoh format risalah rapat atau format notulen rapat di atas, terdapat beberapa bagian dalam penulisan format notulen rapat, hal ini termasuk dalam jenis rapat apapun termasuk rapat P2k3. Susunannya sebagai berikut!

Susunan Format Notulen Rapat

Kepala notulen

Termasuk dalam notulen rapat P2k3, kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan suatu notulen atau hasil rapat yang ditulis oleh notulis yang diperintahkan. Dalam penyusunan notulen, setiap susunannya selalu diawali dengan penulisan kepala notulen.

Adapun beberapa hal yang termasuk ke bagian ini diantaranya yaitu :

  1. Nama atau tema atau topic yang sedang di bahas ketika rapat berlangsung
  2. Hari dan tanggal dilaksanakannya rapat
  3. Waktu dan jam dilaksanakannya rapat
  4. Tempat acara atau rapat dilaksanakan
  5. Unsur apa saja yang terlibat didalam rapat. Pada sub bab ini, peran notulis perlu menulis siapa saja yang akan menjadi ketua, wakil ketua, sekretaris, notulis dan juga pesertanya.

Isi notulen

Pada bagian ini, dibahas acara atau rapat dan hasil dari keputusan rapat yang telah dibuat. Penulisan isi notulen sendiri terbagi ke dalam beberapa bagian. Penulisan isi notulen secara umum terbagi ke dalam empat bagian yang terdiri atas :

  1. Kata pembuka notulen
  2. Penulisan keputusan rapat oleh pemimpin rapat
  3. Waktu dan jam penutupan rapat

Akhir notulen

Pada bagian ini, Anda harus menuliskan tentang apa saja yang terkandung didalam notulen yang sudah dituliskan tentang pembahasan rapat yang sedang berlangsung. Pada bagian notulen ini, informasi tentang nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat, pangkat atau NIP dari pemimpin rapat harus dituliskan.

Tanda tangan yang dibubuhkan terdiri atas tanda tangan ketua, wakil ketua rapat dan notulis. Namun juga banyak akhir notulen yang ringkas membubuhkan tanda tangan ketua rapat dan notulisnya saja.

Fungsi Notulen Rapat

Notulen rapat tentunya dibuat karena beberapa fungsi yang terdiri atas :

  1. Sebagai panduan
  2. Menjadi sebuah pengingat
  3. Menjadi referensi bagi anggota yang tidak hadir ketika rapat berlangsung
  4. Menghemat waktu menjelaskan tentang hasil rapat
  5. Sebagai sumber informasi jika akan diadakan pembahasan ulang
  6. Alat untuk mencapai tujuan tertentu

Sebagai panduan

Fungsi pertama dari notulen rapat  adalah menjadi suatu panduan sebelum karyawan perusahaan bertindak. Didalamnya berisi perintah secara tertulis tentang apa yang akan dilakukan oleh karyawan perusahaan sesuai dengan instruksi yang diberikan.

Karena itu didalam format notulen rapat, hasil keputusan rapat secara mendetail perlu dituliskan. Hal ini penting guna bertujuan agar notulen dapat dijadikan sebagai panduan ketika nantinya kita akan mulai mengerjakan berbagai macam kegiatan.

Selain itu, notulen juga harus memberikan rincian informasi tentang siapa saja yang bertanggung jawab didalam setiap kegiatan. Hal ini tentu akan memudahkan semua pihak yang ditunjuk untuk menghubungi orang yang bersangkutan dalam pelaksanaan kegiatan sesuai instruksi yang telah direncanakan.

Menjadi sebuah pengingat

Notulen rapat selain dijadikan sebagai panduan juga dijadikan sebagai pengingat untuk setiap karyawan dalam perusahaan baik yang hadir atau pun yang berhalangan hadir dalam rapat. Hasil rapat memang tidak akan mudah diingat terlebih jika karyawan atau berbagai elemen perusahaan memiliki jadwal rapat yang cukup padat.

Oleh karena itu notulen rapat ditulis sebagai reminder atau pengingat tentang hasil rapat yang sudah dijalankan dan tentu isinya serta jam dan informasi acaranya menjadi pembeda antara rapat yang satu dengan rapat yang lainnya.

Jadi pertanyaan – pertanyaan seperti apa yang selanjutnya harus dilakukan, apa langkah selanjutnya dan sejenisnya tidak akan ditanyakan lagi karena semuanya sudah jelas didalam notulen rapat yang ditulis.

Menjadi referensi bagi anggota yang tidak hadir ketika rapat berlangsung

Karena beberapa kesibukan atau pun alasan tertentu, beberapa anggota tidak hadir dalam rapat yang diberlangsungkan. Nah, bagi mereka yang tidak sedang hadir dalam rapat tentu saja mereka tidak akan tahu hasil rapat dan apa yang dibahas didalam rapat.

Namun dengan adanya notulen rapat, mereka yang tidak hadir dalam rapat  tidak perlu pusing lagi karena semuanya sudah dicatat didalam notulen rapat. Jadi mereka yang tidak hadir tetap dapat mengikuti perkembangan rapat, mendapatkan informasi tentang apa yang dibahas dalam rapat sekaligus hasil akhir rapat.

Menghemat waktu menjelaskan tentang hasil rapat

Karena adanya notulen rapat, semua pihak yang terlibat akan tahu tugasnya masing – masing. Oleh karena itu hadirnya notulen rapat sebenarnya dapat menghemat waktu karena semua anggota tim sudah tahu tanggung jawab yang diembannya masing – masing.

Karena semua tugas dan tanggung jawab telah tertulis di notulen rapat, maka tidak ada pihak yang bertanya – tanya lagi tentang hal tersebut. Ketika semua pihak tahu apa yang harus dilakukannya, apa yang menjadi tanggung jawabnya tentu akan menjadikan mereka fokus dengan tugas dan tanggung jawabnya masing – masing.

Sebagai sumber informasi jika akan diadakan pembahasan ulang

Tak heran jika pada suatu rapat, satu kali rapat yang diselenggarakan belum dihasilkan keputusan yang tetap dalam pembahasan masalahnya. Jika yang terjadi demikian, maka pembahasan lebih lanjut diperlukan.

Nah, notulen rapat tersebut dapat menjadi dasar informasi yang menjadi acuan kapan, seperti apa, dan bagaimana rapat lanjutan akan diselenggarakan. Notulen rapat juga sekaligus menjadi indikator atau tolak ukur untuk membuat suatu keputusan di rapat selanjutnya.

Alat untuk mencapai tujuan tertentu

Didalam sebuah perusahaan, tentu masing – masing perusahaan memiliki tujuan yang berbeda antara satu dengan lainnya. Misalkan, perusahaan A memiliki tujuan untuk memperbesar target market di tahun ini, perusahaan B memiliki tujuan untuk mendapatkan marketing sebanyak mungkin tahun ini, dan sebagainya. Nah, semua hal yang menjadi tujuan perusahaan tersebut bisa dilihat di notulen rapat dan dijadikan pengingat sehingga jika terjadi kesalahan atau perubahan bisa dilihat di notulen rapat lama.

Download Format Notulen Rapat Doc

Bagi kamu yang sedang mencari format notulen rapat dinas, rapat koordinasi, rapat sekolah, rapat perusahaan, rapat kerja dan rapat resmi lainnya.

Berikut ini contoh Format Notulen Rapat Word [Doc] yang dapat kamu edit sendiri.

Sekian penjelasan yang dapat saya bagikan kali ini, semoga ilmunya dapat bermanfaat dan berguna bagi kehidupan kita semua, Aaminn.

Terimakasih telah berkunjung dan membaca artikel ini, sampaikan pendapat atau saran anda di kolom komentar ya.

Lebih bermanfaat jika dibagikan ke

Leave a Comment