Pengertian Instruksi Kerja
Instruksi kerja adalah sebuah perintah yang diberikan oleh atasan untuk karyawan yang bekerja dalam ruang lingkup tersebut.
Instruksi kerja hadir untuk membantu seseorang dalam melakukan berbagai macam aktivitas kerja agar semua yang dilakukan benar dan sesuai SOP (Standar Operasional Prosedur) yang sebelumnya telah ditetapkan.
Tujuan Instruksi Kerja
Instruksi kerja hadir dengan beberapa tujuan. Adapun beberapa hal yang mencakup tujuan ditetapkannya instruksi kerja terdiri atas beberapa macam, di antaranya :
- Memberikan informasi tentang apa dan bagaimana seharusnya suatu aturan kerja ditetapkan dan diterapkan
- Memberikan berbagai macam penjelasan tentang tata cara bug solving sistem dalam perusahaan
- Menjadi suatu pedoman yang relevan untuk pihak puskom dan berbagai pihak lain yang ada kaitannya dengan tata cara pengembangan prosedur kerja dan sebagainya
Perbedaan SOP dan Instruksi Kerja
Instruksi kerja merupakan bagian dari standar operasional prosedur dalam sebuah perusahaan. Akan tetapi kedudukannya berada di bawah SOP atau prosedur kerja.
Sementara prosedur kerja dalam suatu kinerja perusahaan merupakan tata kerja yang dibukukan dalam sebuah dokumen dan didalamnya berisi tahapan – tahapan yang harus dilakukan dari berbagai kegiatan pada suatu operasi tertentu berdasarkan rentang urutan waktu dan tata cara tertentu yang telah disiapkan secara berulang.
Instruksi kerja atau prosedur kerja ditetapkan sesuai dengan kebutuhan masing – masing perusahaan. Oleh sebab itu seringkali kita tahu bahwa intruksi dan prosedur kerja pada sebuah perusahaan dengan perusahaan lain memiliki perbedaan tertentu didalamnya. Semua itu karena disesuaikan dengan tenaga kerja, aturan dan semua hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan yang bersangkutan.
Adapun beberapa hal yang berkaitan dengan intruksi dan prosedur kerja, terdiri atas :
- Harus dinyatakan secara tertulis dan kemudian disusun secara sistematis untuk nantinya dituangkan dalam bentuk cetak atau manual
- Prosedur kerja dan instruksinya harus dikomunikasikan atau diinformasikan terlebih dahulu secara sistematis kepada semua pihak dan petugas atau pun pejabat yang berkepentingan
- Harus disesuaikan dengan kebijakan pimpinan dan berbagai kebijakan umum yang akan ditentukan pada ranah tingkat yang lebih tinggi
- Tata laksananya harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien dan menciptakan jaminan yang memadai atas tercipta dan terjaganya berbagai sumber yang terdapat di bawah pengendalian organisasi perusahaan
- Secara periodik harus ditinjau, jika memang ada aturan yang kurang cocok dan kurang sesuai dengan kebutuhan perusahaan maka revisi harus dilakukan
- Evaluasi kembali atas semua aturan kerja harus benar – benar dilakukan dan dikondisikan sebaik mungkin sehingga kesalahan informasi dan senjangnya komunikasi tidak akan terjadi
Agar mudah dipahami, instruksi dan prosedur kerja harus dibuat sesimpel mungkin dan dengan cakupan bahasa yang dapat dijangkau oleh semua pihak. Dalam kaitannya dengan prosedur kerja, beberapa hal yang ada didalamnya dan perlu di pahami adalah sebagai berikut :
- Untuk siapa instruksi dan prosedur kerja dibuat
- Dalam rangka dan tujuan apa instruksi dan prosedur kerja dibuat
- Siapa orang yang akan menjalankan instruksi dan prosedur kerja tersebut
- Bagaimana alur kerja dengan instruksi yang sudah ditetapkan
- Cara eksekusi sesuai aturan kerja seperti apa
Dalam prosedur kerja terdapat tiga tahapan penting yang harus dipahami yaitu terdiri atas input, proses dan outputnya seperti apa. Semuanya berkesinambungan untuk mendapatkan lingkungan kerja yang kondusif dan ritme kerja yang nyaman sehingga produktivitas kerja bagi semua pihak pun bisa didapatkan.
Contoh Instruksi Kerja
Kode unit = PAR.HT02.022.01
Deskripsi Unit
Unit ini berhubungan dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi secara efektif di telepon. Unit ini dianggap sama dengan keterampilan umum unit berkomunikasi melalui telepon.
| ELEMEN KOMPETENSI | KRITERIA UNJUK KERJA |
| Menjawab Telepon Masuk | a. Telepon dijawab secara cepat, jelas dan sopan sesuai denaan standar perusahaan |
| b. Bantuan yana bersahabat kepada penelpon dan tujuan menelpon ditentukan secara jelas | |
| c. Keteranaan rinci diulang. pada penelpon untuk konfinnasi | |
| d. Pertanyaan penelpon y dijawab atau ditransfer pada lokasi/orang, yang tepat | |
| e. Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan pada departemen/orana yang tepat untuk tindak lanjut | |
| f. Bila perlu, ambil kesempatan untuk mepromosikan dan layanan perusahaan Pesan disampaikan secara alawat pada orang yang dimaksud dalam waktu yang, sudah ditentukan h. Panaailan telepon yang bersifat menaancam dan mencuriaakan seaera dilaporkan kepada orana yang tepat sesuai denaan prosedur perusahaan | |
| Membuat panggilan telepon | a. Nomor telepon diperoleh secara benar panggilan telepon |
| b. Tujuan pemanggilan dibuat secara jelas sebelum menelpon | |
| c. Perlengkapan digunakan secara benar untuk melakukan hubungan komunikasi | |
| d. Nama-nama perusahaan dan alasan menelpon dikomunikasikan secara jelas e. Sikap menelpon harus selalu sopan dan baik |
Contoh Surat Intruksi Kerja
Adapun contoh surat intruksi dan perintah kerja adalah sebagai berikut:
Sekian penjelasan yang dapat saya bagikan kali ini, semoga ilmunya dapat bermanfaat dan berguna bagi kehidupan kita semua, Aaminn.
Terimakasih telah berkunjung dan membaca artikel ini, sampaikan pendapat atau saran anda di kolom komentar ya.